Skärpta rutiner och tydligare dokumentation med Limit Ledger
Att både hålla koll på sina kreditförsäkringar och dokumentera alla kreditbeslut kan vara tidskrävande. Det småländska företaget Hörle Wire har, sedan de implementerade systemet Limit Ledger, löst båda utmaningarna och ser dessutom många andra fördelar.
– Eftersom vi lägger in anteckningar i systemet om beslut vi tagit får vi en tydlig dokumentation på allt vi gjort, något som även våra revisorer gillar, säger Michael Jensen, ekonomichef på Hörle Wire.
Hörle Wire AB tillverkar och förädlar ståltråd och har funnits sedan 1917. Det över 100 år gamla företaget tittar ständigt på möjligheterna att förbättra sina arbetssätt och rutiner. Sedan slutet av 2023 använder de Limit Ledger för att hålla koll på sina kreditförsäkringar, vilket har visat sig tillföra mycket mer än bara bättre översikt och kontroll.
– När man arbetar med kreditförsäkringar, som är en komplex typ av försäkring då denna är kopplad till ett flertal villkor, är det viktigt att följa rutinerna och agera inom vissa tidsfönster. Ett exempel är hur länge vi får fortsätta leverera till en kund som har förfallna fakturor. Systemet hjälper oss bland annat med en bevakningslista om vad vi måste hålla koll på, säger Michael Jensen.
Michael förklarar att systemet även blir en plattform för diskussion inom organisationen.
– Vi kan gemensamt titta på profiler på kunderna, se om de har gått över sin limit och ta beslut på vad ska vi göra. Ska vi begära högre limit? Det är inte ovanligt att sälj/marknad- och ekonomiavdelningen har olika åsikter i dessa frågor, säger Michael och skrattar.
Idag finns det bara tre tillverkare av lågkolhaltig ståltråd i Sverige, det är alltså en väldigt nischad verksamhet man bedriver. Hörle Wires lokaler är belägna i Värnamo, dessutom finns verksamhet även i Tyskland och Slovakien. Totalt arbetar cirka 150 anställda inom koncernen. Michael Jensen anser att de har relativt stabila kunder och har hittills varit förskonade från större kundförluster. De har arbetat med kreditförsäkringar sedan slutet av 2022 då de tittade över alla sina försäkringar i allmänhet.
– Det är en trygghet och det skärper till våra interna rutiner vid varje kreditgivning. Genom att dessutom har kopplat på Limit Ledger för att hålla koll på våra kreditförsäkringar har vi både bättre översikt och insikt om våra kunders betalningsförmågor.
I vardagen är det främst företagets controller som arbetar med Limit Ledger och tar fram rapporterna. Men Michael Jensen menar att eftersom systemet är så användarvänligt och alla diagram är så tydliga och enkla att förstå kan han själv gå in när han vill och titta. Tidigare fick han gå in i affärssystemet och dra ut en lista över vilka kunder som hade påminnelser och sen skapa en översikt manuellt.
Att det är en bra plattform för många att kunna ta del av och kunna enas kring är något som även uppskattas av revisorerna.
– De uppskattar att vi kan dokumentera och attestera beslut när de reviderar bolaget utifrån ett förvaltningsperspektiv.
Det är också en hjälp vid den årliga rapporteringen till försäkringsbolagen, om vad som sålts till varje försäkrad kund.
– När något inträffar har vi ett väldigt bra stöd i systemet då man ska redovisa exakt vad man gjort till försäkringsbolaget. Allt finns ju i Limit Ledger, det blir som en loggbok för oss, avslutar Michael.